Plan voor digitalisering ten behoeve van de publiekswerking van de Beierij van IJse vzw dankzij Cera foundation

De Beierij van IJse vzw heeft het plan opgevat om haar collecties verder te digitaliseren en zo haar publiekswerking de 21e eeuw binnen te brengen.

Onze vereniging is praktisch rond met het inventariseren van haar collecties die ze aan het brede publiek voor raadpleging en onderzoek ter beschikking stelt.

In het kader van digitalisering en beheer van digitaal erfgoed stelt de Beierij van IJse een plan voor. Dit plan is de aanzet voor een lange termijn-traject, waarbij we door middel van twee pilootprojecten een raamwerk willen opstellen om al onze toekomstige digitaliseringsprojecten in te kaderen.

REDENEN VOOR EEN DIGITAAL ARCHIEF

  • Behoud van informatie in geval van brand, waterschade, natuurrampen, diefstal, …

  • Opzoekingswerk vergemakkelijken

  • De digitale foto’s, documenten, etc. van nu zijn de informatiebronnen van toekomstige heemkundigen, onderzoekers, geïnteresseerden

  • Door de snelle veranderingen op gebied van hardware/software is het belangrijk om dit digitaal erfgoed ‘leesbaar’ en makkelijk te ontsluiten te houden voor wie na ons komt

  • Familiearchieven en schenkingen van collecties zullen meer en meer digitale stukken gaan bevatten

ALGEMENE DOELSTELLINGEN

  1. Opstellen van richtlijnen en procedures voor het archiveren en bewaren van digitale bestanden; deze bestanden kunnen ontstaan zijn uit digitalisering van een analoge bron, maar het kan ook gaan over ‘born-digital’ bestanden.

  2. Kennis en know-how verwerven op gebied van digitaliseren van analoge bronnen. We willen hiervoor materiaal aankopen en intern de nodige opleidingen geven waar nodig.

  3. Aankoop en beheer van het nodige materiaal om ons digitale archief op een betrouwbare gegevensdrager te bewaren en meerdere kopieën hiervan onder onze bestuursleden te verspreiden. Het opstellen van richtlijnen wanneer dit materiaal aan vervanging toe is. Het opstellen van richtlijnen om op regelmatige basis de integriteit van de kopieën te verifiëren.

Project 1: Een gezicht voor onze soldaten

Het project “Een gezicht voor onze soldaten” maakt deel uit van een aantal activiteiten die onze vereniging gepland heeft ter herdenking van ’75 jaar einde Tweede Wereldoorlog’. De bedoeling van dit project is de soldaten uit onze regio die meegevochten hebben in WOII in de kijker te zetten op een speciaal daarvoor te bouwen onderdeel van onze website.

We willen de informatie die we over deze soldaten hebben zoveel mogelijk etaleren; in ons archief beschikken we zelf over een aantal foto’s, maar we wensen ook mensen van buiten de vereniging op te roepen tot het insturen van foto’s en documentatie. We denken bijvoorbeeld aan familieleden van de soldaten zelf.

Het digitaliseren van de foto’s in dit project laat ons toe om kleinschalig de nodige ervaring op te bouwen. Een aantal technische richtlijnen uit te werken, procedures voor de intake, classificatie en archivering op digitale drager op te stellen.

Hiervoor willen we ons baseren op de richtlijnen uitgewerkt door organisaties die hier al veel verder mee staan, zoals de US Library of Congress, de FADGI guidelines van de Amerikaanse federale overheid of wat dichter bij huis: onze Noorderburen die met Metamorfoze ook al een pak verder staan.

Wat we concreet zullen uitwerken om hiermee van start te gaan:

  • technische richtlijnen voor inscannen en opslag van digitale afbeeldingen, videobeelden en documenten

  • procesdocumenten voor de mensen die de digitalisering daadwerkelijk uitvoeren; deze moeten instructies bevatten over het organiseren en naamgeving van de digitale bestanden. Ook metadata zal toegevoegd moeten worden.

  • beschrijving en uitwerking van het Master-Archief concept en de Afgeleide Bestanden (werkbestanden in kleiner formaat of ander bestandstype terwille van een bepaald project of publicatie)

  • technische richtlijnen voor de aangewezen Databewaarders die de kopieën van het Master-Archief gaan bijhouden. Onder andere regelmatig synchroniseren van nieuwe data en verificatie van de bestaande data moeten beschreven worden.

Project 2: Digitaliseren klappers, familiedossiers, ledenlijsten verenigingen

Met dit tweede – grotere – project willen we onze analoge (maar reeds digitaal beschreven) bronnen gaan digitaliseren. We denken hierbij op de eerste plaats aan:

  • Klappers op onze parochieregisters

  • Doodsbrieven (plusminus 4000)

  • Bidprentjes (plusminus 10.000)

  • Familiedossiers (ongeveer 700 dossiers)

  • Ledenlijsten verenigingen (een tiental, zie ledenlijst in boek Begijnhof hierbij)

  • Inventarissen (plusminus 3000 pagina’s)

We starten met de klappers op de parochieregisters. Klappers zijn alfabetische indices van de parochieregisters en een uiterst handig hulpmiddel voor wie genealogisch onderzoek wil doen. Deze zijn weliswaar al als digitaal PDF bestand beschikbaar, maar de pagina’s zijn als gescande afbeeldingen opgeslagen. De zoekfunctie in deze PDF bestanden werkt dus niet.

Oplossing: OCR (Optical Character Recognition)

Bedoeling van het OCR-proces is om een papieren document (of een afbeelding op een computer die tekst bevat) in te scannen en opnieuw naar een digitaal tekstdocument om te zetten, zodat dit makkelijker gecorrigeerd, aangevuld of doorzocht kan worden.

Eénmaal de klappers (en op termijn de andere analoge bronnen) omgezet zijn naar digitaal formaat, hebben we de oorspronkelijke gescande versies niet langer nodig om mee te werken. Van de klappers kan een nieuwe versie gemaakt worden (met correcties, aanvullingen, … ) of een volledig nieuwe vorm is ook mogelijk: de klappers worden ingeladen in een databank waaraan een zoekmotor gekoppeld is.

Ook de andere bronnen (familiedossiers, bidprentjes,…) kunnen opgeladen worden in deze databank; je zal dan op termijn een krachtige zoekmotor krijgen waarmee je al onze bronnen in één keer zal kunnen doorzoeken op bepaalde namen, data en plaatsnamen.

Zo kunnen in de toekomst onze bronnen van achter de computer doorzocht worden.

Dergelijk digitaliseringsplan vereist echter niet alleen kennis en mankracht, maar ook de nodige financiële middelen. Dankzij de steun van CERA foundation is onze vereniging in staat het nodige materiaal aan te kopen om de digitaliseringsprojecten uit te voeren. Oprechte dank vanwege het bestuur van De Beierij van IJse vzw voor deze financiële inbreng.